Facturation
Quelles informations doivent obligatoirement apparaître sur une facture ?
Comment assurer le suivi des factures ?
Comment procéder en cas de non-paiement ?
L’essentiel à retenir
- Facturez le plus tôt possible (idéalement avant d’avoir terminé le travail)
- Faites un suivi des factures pour vous faire payer à temps
- Un rappel téléphonique avant un rappel par courrier est très efficace
Modalités de paiement et contenu
La facturation doit se faire le plus tôt possible. Tentez de négocier un paiement en avance : par exemple 30% à la commande, 40% en cours et 30% à la livraison. Cela vous permet d’améliorer votre trésorerie.
Si ce n’est pas possible, la facturation doit se faire dès que le travail est terminé ou livré.
Pour éditer une facture, il est recommandé de mentionner certains éléments :
- des données d’identification (l’adresse du vendeur et de l’acheteur)
- les caractéristiques de la vente et le prix
- les modalités de paiement
- les conditions particulières (ristournes, rabais, pénalités de retard, etc.)
Ce que contient généralement une facture :
- le numéro de la facture (afin de faciliter l’identification pour y faire éventuellement référence dans le futur)
- la désignation / référence de la facture
- le délai et les conditions de paiement (10 jours net, 10 jours avec escompte, 30 jours, …)
- la date de la vente ou de la prestation de service réalisée
- la description complète et détaillée de la prestation et ou articles délivrés et la quantité
- le montant (Hors taxe (HT) ou Toutes Taxes Comprises (TTC) si assujetti à la TVA
- Si vous êtes assujetti à la TVA, indiquez votre numéro de TVA et le taux de TVA utilisé
- total dû par le client
- indication des coordonnées et des moyens de paiement avec bulletin de versement (BV) ou références bancaires/postales (notamment l’IBAN)
Le suivi des factures
Tenez à jour un fichier ou un logiciel répertoriant toutes les factures envoyées avec ces indications précises :
- n° de la facture
- destinataire
- date d’envoi
- date d’échéance
- mesures prises en cas de non-paiement
Le suivi des paiements
Faites le suivi régulier des encaissements et relancez vos clients en cas de retard dans les paiements.
Avant d’envoyer un rappel par courrier, appelez directement vos clients en retard de paiement et vérifiez qu’il n’y ait pas un problème avec la facture. Retenez qu’un contact direct aimable a beaucoup plus de chance d’aboutir à un paiement rapide.
